Não acredita que há uma ligação tão direta? Os clientes de Manuela Nunes, fundadora da InOrdem, também não. Ao início, pelo menos. Mas após uma sessão de consultoria com a personal organizer percebem o impacto que a organização tem nas suas vidas, pessoal e profissional. “Cada vez mais se começa a dar importância à organização. Todos sabem dos benefícios, mas nem sempre se apercebem da diferença que pode fazer nas suas vidas o simples facto de ter uma secretária organizada, por exemplo. Ao final do dia, quando estamos cansados ‘culpamos’ o stress próprio do trabalho, e nem nos damos conta que esse stress pode ser derivado à má organização do nosso espaço individual”, explica a responsável. “Uma secretária organizada traz mais produtividade, motivação e economiza o nosso tempo. É muito mais fácil de encontrar o quer que seja”.

Mas então, o que devemos ter em cima da nossa secretária no escritório? Como devemos organizar este espaço de trabalho para sermos mais organizados e produtivos? Manuela Nunes, arquiteta de formação, diz que há cinco objetos essenciais: computador, agenda ou bloco de notas, telefone, garrafa de água e um arquivador de documentos. E é só. “O objetivo da organização é tornar a secretária funcional. E não bonita. Se conseguirmos as duas coisas melhor. Mas em cima da mesa devemos ter o essencial para trabalhar”. A justificação para cada objeto é simples: o computador e o telefone porque são ferramentas essenciais para trabalharmos; a agenda ou bloco de notas para tirarmos apontamentos ou fazer listas de tarefas; a garrafa de água para nos mantermos hidratados (ao invés do copo porque evitamos assim possíveis acidentes, como entornar a água); e o arquivador para guardarmos documentos por tratar, que estão a ser tratados e os que são para arquivar (com as prateleiras devidamente etiquetadas para fácil identificação). A localização dos objetos essenciais é indiferente. Tudo depende de cada pessoa, se é destra ou canhota. Manuela Nunes sugere ainda ter um módulo de gavetas por baixo da secretária para guardar lápis, canetas, agrafador, post-it, envelopes, entre outros objetos. A fundadora da InOrdem adianta ainda que a postura do trabalhador também é importante. E por isso, por exemplo, o ecrã do computador deve estar a um braço de distância do nosso corpo e o topo do ecrã deve estar ao nível dos nossos olhos, ligeiramente inclinado para trás para termos as costas e o pescoço direito. Já o rato, teclado, bloco de notas devem estar ao nosso alcance sem que tenhamos de virar o corpo.

Manuela Nunes revela que em organização não há um certo ou errado. Que o “certo é o que é funcional para cada pessoa. Há quem goste de usar mais um tablet para apontar tarefas, há quem use aplicações no telemóvel ou no computador, há quem prefira uma agenda. O mais importante é optarmos por aqueles objetos essenciais e não criarmos um ‘ruído visual’, um espaço caótico”. E aí, a responsável garante que o dia vai ser mais tranquilo. Vamos ter mais vontade de trabalhar.