A palavra surge nos anos 70 e refere-se ao processo de receber, integrar e promover a socialização dos novos colaboradores. Foi ganhando relevância e hoje podemos mesmo encontrar online programas informáticos de onboarding que respondem a uma série de necessidades.
De acordo com o estudo realizado pela Society for Human Resources Management Foundation, nos EUA, 20% do turnover ocorre nos primeiros 90 dias. É um valor significativo quando consideramos os custos do processo de recrutamento, seleção e formação… O mercado está cada vez mais competitivo, os profissionais cada vez mais ambiciosos e recetivos a novos desafios profissionais, a mobilidade profissional assume cada vez maior relevância, o que leva as empresas a encontrarem novas formas de reter os colaboradores. E o onboarding pode ser a resposta. Se é fundamental ser eficiente e atrair o candidato ideal, é também importante integrar os colaboradores desde o primeiro dia na organização e ajudá-los a desenvolver um sentimento de pertença.
No processo de recrutamento, a apresentação da empresa e a sua cultura vai atrair candidatos que se identificam com a “marca” e afastar aqueles que não. É, por isso, importante dar aos candidatos toda a informação sobre a cultura da empresa, os seus valores e a sua missão. Perante o candidato ideal, e após a aceitação da proposta, os 90 dias que se seguem devem ser de integração, sendo que a chefia direta terá um papel fundamental. Estudos demonstram que um processo de onboarding adequado diminui o turnover e contribui para uma maior produtividade. Além disso, a satisfação dos colaboradores também tem reflexos na atratividade da empresa, pois funcionários satisfeitos vão contribuir para a boa reputação da empresa e atrair mais talento.
O onboarding é um processo que deve ser pensado e estruturado tendo em conta as especificidades da empresa e do seu negócio. Mas podemos identificar duas componentes no processo, a legal e a cultural. A componente legal, pelo seu caráter obrigatório, acaba sempre por receber mais atenção, uma vez que vai desde a documentação contratual ao compliance. Antes do primeiro dia de trabalho podemos enviar alguma informação por email para que não seja tudo disponibilizado no primeiro dia. A empresa deve criar uma checklist para garantir que todas as ferramentas de que o colaborador vai necessitar estão disponíveis, desde a cadeira ao computador, dados de acesso e conta de email… Podem ainda ser usadas as novas tecnologias para ajudar neste processo – apresentações da empresa e dos seus produtos e serviços podem ser disponibilizadas em vídeo e a formação pode ser ministrada recorrendo às plataformas digitais.
Por fim, a parte cultural que, por não ser obrigatória, acaba muitas vezes por ser descurada. No primeiro dia é importante que tudo seja feito para que o colaborador se sinta bem-vindo e integrado. Um almoço de boas-vindas com toda a equipa permite fazer a apresentação de forma informal e quebrar o gelo. São também comuns os sistemas de “apadrinhamento” em que é definido um colega sénior para ajudar na sua integração e formação inicial, permitindo ao colaborador ter alguém com quem falar quando as coisas correm menos bem.
Fazer o onboarding de forma correta vai contribuir para maior satisfação, maior produtividade, menos stress e maior eficácia na progressão profissional. Deve ser pensado e estruturado para ter um princípio, meio e fim, definindo o timing para cada uma das fases. Não há uma fórmula ideal, é um processo feito à medida por cada empresa, adaptando-se sempre que necessário até encontrar o processo que traz melhores resultados.