Para muitas pessoas, as reuniões podem ser uma verdadeira chatice, uma vez que os impedem de trabalhar de “verdade”. A falta de eficácia a que estão associadas podem levar-nos a pensar que são um verdadeiro desperdício de tempo. E embora existam cada vez mais ferramentas para agendar e realizar reuniões, em muitas organizações, não parece ter melhorado esta sensação de tempo perdido.
Uma pesquisa recente da multinacional Doodle revelou que o profissional médio gasta 13 dias por ano em reuniões inúteis. A quantidade de tempo perdido previsto para este ano chega a um total de 24 mil milhões de horas! Em relação ao valor monetário perdido, o relatório mostra um desperdício de mais de 541 mil milhões de dólares em todo o mundo, em 2019. Estes números são impressionantes e têm um enorme impacto, não obstante se tratar de uma grande, média ou pequena empresa. O tempo que uma empresa perde com fluxos de trabalho ineficientes em reuniões, afeta a todas da mesma forma, independentemente da sua dimensão.
Um outro estudo da Nielsen (empresa de medição e análise de dados estatísticos), efetuado em agosto de 2018 a 1.000 profissionais, revelou que 37% consideram as reuniões sem sentido, o maior custo para a organização. Se tivermos em conta que um profissional médio realiza três reuniões por semana com a duração de uma hora, o número pode aumentar consideravelmente. O que é revelador sobre os dados é que estes profissionais sentem que dois terços das reuniões nas quais participam são desnecessárias e que o impacto da desorganização e a ineficiência têm consequências negativas a vários níveis. Então, o que leva a que as reuniões não sejam eficazes? Os inquiridos do estudo nomearam alguns fatores que podem contribuir para essa ineficácia: atender chamadas ou responder a mensagens de texto durante as reuniões (55%); interrupções entre os participantes (50%); não ouvir as contribuições dos outros (49%); chegar atrasado ou sair mais cedo (49%); e falar de temas que não acrescentam valor para aquela reunião (46%). Estes são alguns dos motivos responsáveis por causar más reuniões. A boa notícia é que podem ser corrigidas com procedimentos simples.

1. Defina um objetivo claro antes de convocar uma reunião.
O que se pretende alcançar com esta reunião? É a pergunta que o vai ajudar no final da mesma a medir o seu sucesso. É muito importante compreender a razão pela qual esta se vai realizar. É também crucial para a eficácia da reunião que todos os participantes conheçam e compreendam o objetivo da mesma, de forma a aumentar o seu compromisso para alcançarem o que é pretendido. Ao definir um objetivo claro, todos usam o tempo destinado à reunião para alcançar essa meta, podendo analisar e avaliar as tarefas necessárias a executar e a quem serão alocadas. Se, pelo contrário, os membros da equipa não sabem para o que vão, quando entram na reunião, a dispersão aumenta e o compromisso diminui. Facilmente se deixam distrair por chamadas ou emails, “mergulhando” nos seus telemóveis ou computadores e, assim, aumentando a sensação de tempo perdido. Ou seja: um objetivo claro para cada reunião é fundamental para manter toda a gente no caminho certo. Podem existir objetivos específicos ou tarefas intermédias, que contribuam para alcançar o objetivo principal e que podem ser delineados pelos participantes, no decurso da reunião, de forma a tornar o caminho mais fácil e aumentar o nível de compromisso de todos. A partilha antecipada dos objetivos da reunião permite que os participantes cheguem à reunião preparados com ideias, temas de discussão, obstáculos à sua concretização e soluções possíveis para os mesmos. Se o objetivo ainda não estiver definido, o melhor será adiar a reunião para impedir que todos percam o seu tempo.

2. Respeite o horário da reunião.
As reuniões devem ser realizadas em horários que funcionem para as partes interessadas, permitindo que os participantes possam ajustar as suas agendas e compromissos profissionais. Devem ainda ser planeadas por um período de tempo definido e que seja suficiente para alcançar o objetivo delineado. As reuniões devem começar e terminar no tempo estipulado, respeitando assim o tempo de todos. Isto também faz com que os participantes concentrem os seus esforços em alcançar o objetivo da reunião e estejam preparados para tomar as decisões que forem necessárias. Certifique-se que os participantes chegam a tempo e estão prontos para discutir o objetivo da reunião. Se estas condições não estiverem reunidas é melhor adiar a reunião, do que realizá-la com uma alta probabilidade de insucesso. Isto passará uma mensagem importante a todos no que diz respeito à importância da reunião.

3. Siga a agenda da reunião.
Para garantir que a reunião é produtiva, é crucial definir uma agenda. A agenda não pode ser demasiado ambiciosa! Tem de dar tempo suficiente para que os participantes se expressem livremente e para que os temas previstos na agenda sejam todos abordados. Ao partilhar a agenda da reunião com antecedência, os participantes podem preparar perguntas ou possíveis problemas e, assim, tornar mais eficiente a reunião. Uma agenda é um plano claro, do qual a reunião não se deve desviar. Definir uma agenda garante que o tempo gasto na reunião é útil e alcança os resultados efetivos. Para além destas vantagens, ajuda a manter todos focados na discussão e garante que as reuniões realizadas na sua organização sejam vistas como esforços produtivos, em vez de desperdício de tempo.

4. Use o tempo da reunião com inteligência.
Todas as reuniões devem concentrar-se no objetivo em questão. As discussões ou incertezas que surgirem durante uma reunião devem ser anotadas e apontadas para uma posterior reunião de acompanhamento. O tempo estabelecido deve ser usado para abordar o objetivo definido e os pontos da agenda da reunião, e todos os esforços devem ser feitos para que estes estejam resolvidos no final da mesma. Isto levará os participantes a sentirem a utilidade da reunião e a aproveitarem o máximo de tempo disponível para resolverem eventuais bloqueios ao alcance do objetivo.

5. Todas as reuniões devem ter próximos passos.
Se enquanto organizador da reunião definiu um objetivo para a mesma, estabeleceu uma agenda, envolveu os participantes-chave e definiu cronogramas, esta deve gerar resultados acionáveis. Lembre-se que os problemas que foram resolvidos e as perguntas que foram respondidas devem traduzir-se em ações e decisões importantes para a equipa avançar. Nesse sentido, durante a reunião, tome nota de todas as informações necessárias que lhe permitam atribuir tarefas após a reunião, bem como responsáveis por cada uma delas. Isto irá garantir que os participantes continuem motivados no projeto e o que foi definido na reunião se transforme em ações concretas, que aumentem a produtividade da equipa.