As pessoas queixam-se muitas vezes que não têm tempo para fazer todas as tarefas que gostariam num dia de trabalho. É muito comum ouvir: “Gostava que o meu dia tivesse mais de 24 horas!”. Porque é que isto acontece, qual o maior erro das pessoas em termos de produtividade?
Essa é uma típica expressão que usamos quando as nossas expectativas são irrealistas em relação ao tempo de que realmente dispomos. Queremos sempre fazer mais. Não saber escolher o que deixar para trás é possivelmente o mais frequente e inocente erro em termos de produtividade.

Estar ocupado não significa necessariamente ser produtivo. O que significa produtividade?
Produtividade é a relação entre esforço investido e resultados alcançados. De facto, podemos passar o dia muito ocupados, mas sem ter feito progredir os assuntos e projetos de maior valor acrescentado, que eram as nossas reais prioridades.

Na sua opinião, quais os maiores obstáculos à produtividade? O que pode atrapalhar mais a nossa atenção, foco e energia para conseguir realizar uma tarefa do início ao fim?
Sem dúvida que os estímulos tecnológicos serão hoje o maior desafio ao nosso foco. Precisamos de reconhecer que a nossa atenção é frágil e conseguirmos proativamente evitar bips, alertas e ecrãs disruptivos durante períodos de 20-30 minutos seguidos. Esse é um dos truques mais eficazes para sermos produtivos.

É autor do livro “Ainda não tive tempo. 7 passos para ser mais produtivo com menos disciplina”. Pode dar-nos três dicas simples e práticas para sermos mais produtivos?
Claro. Ao nível do foco, devemos desligar os avisos de “novo email”, quer no computador quer no telemóvel. Ao nível das listas de tarefas, garantir que temos um passo em concreto decidido sobre o que fazer a seguir em cada assunto. Relativamente ao rumo, aceitar cedo no dia que não vamos conseguir fazer tudo, para escolher com critério as prioridades, poucas, deixando margem para os imprevistos.

Adotar essas estratégias pode parecer ser fácil, mas mudar de hábitos é difícil. Temos de treinar até se tornar regra?
A melhor forma de adquirir novos hábitos é experimentar fazer diferente e apreciar a diferença nos resultados. Se nos explicassem um novo atalho entre a casa e o emprego, que nos poupasse cinco minutos todos os dias, quanto precisaríamos de treinar? De facto, quanto mais evidente for a melhoria, menos disciplina precisamos para adotar uma boa ideia. O problema é que muitas das dicas da gestão de tempo tradicionais são pouco realistas no esforço que exigem. As pessoas não são máquinas… daí ter escrito um livro com truques adaptados a pessoas indisciplinadas.

Aconselha o uso de alguma tecnologia, software ou aplicação, para facilitar e ajudar na nossa produtividade pessoal?
Um bom gestor de tarefas é importante, mas hoje em dia ainda mais importante será um bom software colaborativo, que alivie as equipas das dezenas de emails e lhes permitam cooperar de forma mais eficiente. Seria bom as empresas reduzirem drasticamente o uso do email e concentrarem-se em criar métodos de reporte realmente ágeis.

Os portugueses são pessoas produtivas, sabem gerir bem o seu tempo?
Já vi de tudo. Numa generalização abusiva, diria que somos um povo quente que privilegia o relacionamento interpessoal, às vezes descurando com isso algum rigor nos prazos e no planeamento. Com isso, desenvolvemos uma excelente capacidade de improviso, mas quase sempre com enorme dispêndio de energia e muito stress desnecessário à mistura.