“Procuro aplicar o racional de ler e responder a emails apenas três vezes por dia.”

Pedro Miguel Reis, diretor da Unidade de Negócio de Modern Workplace da Microsoft Portugal

“O email é uma ferramenta essencial para o meu trabalho. Mas procuro aplicar o racional de ler e responder a emails apenas três vezes por dia: início da manhã (08h00), antes da pausa para almoço (13h00) e ao final da tarde. Reservo na minha agenda os três slots para o fazer. Naturalmente nem sempre é possível, mas tento ser disciplinado porque acredito que rentabilizo esse tempo.”

Reuniões com estratégia.
“Procuro, sempre que possível, que as reuniões não tenham mais do que seis pessoas para minimizar o nível de entropia associado, não excedam os 45 minutos porque há alguma tendência a dispersar e a desfocar do tema principal da reunião, e que a agenda esteja previamente definida e que seja clara para todos, de forma a não existirem quaisquer dúvidas sobre o output esperado da reunião.”

Ferramentas que não dispensa.
“Para gestão inteligente do email já não consigo viver sem uma funcionalidade no Outlook designada ‘focused inbox’, que através de tecnologia baseada em machine learning separa automaticamente os emails prioritários dos restantes, com base no meu histórico comportamental ao longo dos últimos meses. Isto traduz-se, diariamente, em menos 30 a 50 emails que nem chego a abrir. E o mais fantástico é que nunca falha. Adicionalmente, o OneDrive for Business é essencial também porque me permite aceder em tempo real a todos os meus documentos, independentemente do local onde esteja ou do dispositivo que estou a utilizar. A informação está sempre comigo, posso partilhá-la facilmente com terceiros e em total segurança.”

Foco no trabalho.
“Não tenho dificuldade em concentrar-me. O ruído ao meu redor não afeta a minha capacidade de trabalho, até porque há muitos anos que estou habituado a trabalhar em open space ou em mobilidade, pelo que qualquer espaço pode ser ‘o meu escritório’. Contudo, se tiver de finalizar algo muito urgente ou com um deadline mais apertado, tendo a isolar-me um pouco por forma a não ser interrompido até concluir o meu trabalho.”

Trabalho nas férias.
“Procuro não trabalhar nas férias. Abro exceções, obviamente, se houver um tema muito urgente que não possa delegar a outro membro da equipa. Na Microsoft é, de resto, muito valorizado que os colaboradores tenham um bom equilíbrio entre a vida pessoal e familiar e a profissional. Pessoalmente, limito-me a ver emails no telemóvel duas vezes por dia, até porque raramente levo o PC comigo.”

Motivação no trabalho.
“Tenho dois fatores críticos para me sentir motivado: adorar aquilo que faço (projetos ou áreas de negócio com as quais me identifique) e estar 100% alinhado com a missão e os valores da empresa. Na Microsoft acreditamos que podemos ter um impacto real no mundo. Existe uma cultura de growth mindset, o que significa que sentimos que não existem limites ou impossíveis. Existe espaço para inovar, mas também para testar e errar. Defendemos que sem o erro não existe inovação.”

Melhor conselho.
“Diria que a aplicação diária da regra do 80/20 pode ajudar. Temos que assumir que não existe tempo para tudo e alguma coisa terá que ficar para trás. Portanto, esta priorização é crítica para o nosso sucesso, quer a nível pessoal como a nível profissional.”

“A melhor ferramenta de gestão para quem tem funções de liderança chama-se bom senso.”

Carlos Ribas, representante da Bosch em Portugal

“A melhor ferramenta de gestão para quem tem funções de liderança chama-se bom senso. Ter os dados objetivos que suportam a decisão na mão e saber interpretá-los corretamente com visão no futuro requer, sem dúvida, ousadia, coragem, mas sobretudo bom senso para otimizar o resultado operacional da organização. E a sorte não pode ser esquecida, ela acontece.”

Reuniões com estratégia.
“Por norma sou muito objetivo, direto e focado. Não sou apreciador de reuniões longas e carregadas de debates. Tento sempre estar bem preparado, e ser o mais transparente e objetivo possível. Tanto quanto possível, impeço a utilização de telemóveis e computadores durante as reuniões, com exceção de quem está a fazer as apresentações.”

Pausas no trabalho.
“Faço as minhas pausas normais para refeições, na cantina da empresa onde também aproveito para conversar com os colaboradores, ouvi-los, e uma brincadeira de vez em quando. O número de pausas varia todos os dias. Liderar não é ter uma agenda, mas sim estar presente no sítio certo, no momento exato. E isso todos os dias tem contornos diferentes.”

Obstáculo à produtividade.
“Não gosto do telefone. Um telefone que toque duas vezes é o suficiente para me começar a stressar. Reduzo o tempo das conversas telefónicas ao mínimo.”

Estratégia para definir prioridades.
“É natural e quase intuitivo. Prioridade um, dois e três são as nossas pessoas. Quando conseguimos obter o compromisso da equipa de forma inequívoca, o resto vai acontecendo pelo respeito, pela cumplicidade, vontade de aprender, querer fazer mais e melhor. Prioridade das tarefas é algo muito lato, pois todas as decisões que diariamente tomamos são baseadas em prioridades do momento e com a respetiva análise de risco/consequências prováveis.”

Área a melhorar para ser mais produtivo.
“Seguramente posso melhorar a minha forma de estar na vida em tudo, o mundo está num processo de transformação sem precedentes. Todos temos que nos adaptar a este novo mundo, saber interpretar os sinais que nos chegam e ter a capacidade para melhorar utilizando as novas tecnologias que todos os dias chegam ao mercado.”

Melhor conselho.
“Estudei durante alguns anos num colégio católico, e no segundo ano do ciclo tive um Padre como professor de Português. Nunca me esqueci de uma questão que esse Padre me colocou numa das aulas: ‘Carlos, sabes qual é o verbo mais importante da língua portuguesa?’. Encolhi os ombros e, estando numa aula de Português, respondi ‘todos’. O Padre disse-me: ‘Errado, nunca na tua vida te esqueças do que te vou dizer. O verbo mais importante é o verbo querer. Quando realmente queres, consegues’. Penso ter sido dos melhores conselhos que recebi na minha vida.”

“Nos dias em que tenho alguma coisa específica em que preciso de manter o foco, ou utilizo as zonas de silêncio que temos no escritório, ou fico a trabalhar a partir de casa.”

Ricardo Pereira, diretor financeiro da IKEA Portugal

“Na IKEA temos um espaço de trabalho aberto, flexível e muito informal, o que corresponde à nossa cultura de trabalho. Não existem gabinetes. Confesso que quando chego todos os dias o primeiro desafio é encontrar um sítio onde me sentar…! Naturalmente, trabalharmos assim num espaço aberto pode dificultar a concentração. Nos dias em que tenho alguma coisa específica em que preciso de manter o foco, ou utilizo as zonas de silêncio que temos no escritório, ou fico a trabalhar a partir de casa – temos sempre essa possibilidade, quando necessário.”

Gestão do email.
“O email é uma ferramenta de comunicação indispensável hoje em dia. No entanto, está de tal forma difundido e é tantas vezes sobreutilizado, que se não fizermos uma gestão inteligente e moderada, pode tornar-se contraproducente e uma ameaça à produtividade. Sempre que possível, à maior parte dos emails que recebo, tento dar resposta pessoalmente, numa conversa cara a cara. Acredito que este é um comportamento muito comum para nós, na IKEA: valorizamos o lado humano e o contacto pessoal.”

Ferramentas que não dispensa.
“Confesso que sou early adopter no que diz respeito aos dispositivos tecnológicos. Acredito que a tecnologia tem um papel emergente no nosso dia-a-dia e que pode ter um contributo muito significativo para melhorar a nossa vida em casa e no trabalho. Estou sempre pronto e disponível para testar novos gadgets, explorar como podem ser aplicados a novos métodos de trabalho e sou normalmente uma das pessoas que procura estimular os outros a trabalhar de forma diferente. O telemóvel, para mim é indispensável e serve para muito mais do que fazer chamadas e enviar mensagens. Funciona quase como o meu assistente pessoal, para a minha vida profissional e privada.”

Reuniões com estratégia.
“‘Tilsammans’ é um conceito sueco que está no centro da nossa cultura organizacional. Em português quer dizer ‘união’ e na prática significa que cada pessoa é importante, ouvida e contribui para o negócio. Na IKEA trabalhamos de forma colaborativa, o que sendo muito enriquecedor, exige algum esforço para garantir que todas as pessoas estão alinhadas no mesmo sentido. Isto torna-se particularmente notório nas reuniões, em que normalmente estão várias pessoas envolvidas. Para assegurar a produtividade destes momentos de discussão e partilha, é imprescindível ter um alinhamento prévio da agenda e gerir as expectativas de tempos. Adicionalmente, os dispositivos que temos hoje em dia permitem-nos fazer um acompanhamento simples, com notas sobre os tópicos discutidos, posteriormente partilhadas com as equipas responsáveis.”

Pausas no trabalho.
“Apesar de sermos uma multinacional, com mais de 355 lojas, em mais de 29 mercados, as origens suecas da IKEA estão muito presentes no nosso dia-a-dia de trabalho. Um exemplo concreto são, precisamente, os momentos FIKA, que acontecem em qualquer loja IKEA, em qualquer sítio do mundo. As normais pausas para café que na verdade servem mais como pequenos momentos de convívio do que propriamente para beber café.”

Trabalho nas férias.
“O balanço entre a vida pessoal e profissional é fundamental para promover e incentivar a produtividade. Este é um aspeto muito valorizado na IKEA. E quem entrar no nosso escritório a partir das 18h00 poderá testemunhar isso mesmo, pois dificilmente encontrará alguém. De facto, a exaustão compromete o melhor potencial de qualquer pessoa. Evito ao máximo trabalhar durante as férias. Dada a minha função, tento apenas acompanhar os emails mais importantes e estou sempre disponível e acessível para ajudar. Enquanto líder, o meu papel é confiar na minha equipa e delegar-lhes também responsabilidades. Só assim podemos continuar a desenvolver as pessoas, para fazerem crescer e evoluir o negócio.”

Melhor conselho.
“Acredito que não existem impossíveis e que tudo pode ser feito, com vontade e determinação. Na IKEA, simplicidade significa eficiência e naturalidade na forma como abordamos os vários temas. Ingvar Kamprad, que fundou a IKEA quando tinha apenas 17 anos, dizia que ‘a simplicidade e o senso comum devem caracterizar qualquer planeamento ou estratégia’. Acho que este é um bom segredo para a produtividade!”

“Fazemos reuniões diárias de 30 minutos de sincronização, sempre às 9 horas.”

Jorge Reto, Head of Google Cloud em Portugal

“Fazemos reuniões diárias de 30 minutos de sincronização, sempre às 9 horas, em que falamos rapidamente das prioridades do dia e do que é importante para toda a equipa. Obviamente que temos também um plano, definido no início de cada ano e revisto trimestralmente, e tento que não nos afastemos das grandes metas que traçamos nesse mesmo plano. A partir daqui é puro instinto… e partilha de ideias e opiniões. E se acharmos que existe algo que tem de ganhar prioridade, avançamos, é simples e funciona.”

Gestão do email.
“Sou um privilegiado por utilizar uma tecnologia chamada G Suite. O Gmail tem incorporado várias características de inteligência artificial que evoluem a cada dia, e que facilita muito a gestão do email. Ou seja, deixei de necessitar de me preocupar com isso. Por exemplo, quando faço uma marcação de uma viagem e recebo no email o bilhete eletrónico, automaticamente aparece na minha agenda o voo (hora de saída e tempo, mais toda a informação do voo). Quando escrevo um email, o Gmail já me preenche de forma automática grande parte das frases, uma vez que vai aprendendo o meu estilo de escrita e antecipando as frases. É uma experiência de utilizador espetacular que facilita a gestão do email e aumenta muito a produtividade.”

Ferramentas que não dispensa.
“O Google Hangouts. Mais que do que o email e o telefone, habituamo-nos na Google a utilizar o Hangouts como ferramenta de comunicação para mensagens instantâneas, videoconferências, chamadas telefónicas. Aliás, toda a suite de produtividade da Google, o G-Suite, é muito útil e simples de utilizar. Quando temos de trabalhar num documento, por exemplo, para um parceiro ou cliente, conseguimos ter várias pessoas de qualquer parte do mundo a trabalhar ao mesmo tempo, numa real e perfeita experiência de colaboração.”

Obstáculo à produtividade.
“O maior obstáculo à produtividade em Portugal, na minha opinião, são as reuniões muitas vezes sem objetivos bem definidos e que normalmente começam atrasadas. Se conseguíssemos todos ser mais rigorosos, iríamos criar uma dinâmica mais produtiva.”

Motivação no trabalho.
“Motiva-me as pessoas, aprender e ensinar, partilhar, gosto muito de falar com pessoas, conhecer experiências, e entender dificuldades. Gosto muito de procurar soluções, não consigo ouvir alguém com um problema que não tente de imediato ajudar ou resolver. A título empresarial gosto de inovação, seja ela tecnológica ou de modelos de negócio, fico fascinado quando conseguimos avançar e inovar nas mais pequenas coisas. O ser humano é espetacular, fascina-me a capacidade que temos de resistir, de imaginar e de construir, e isso motiva-me todos os dias, acordo sempre a pensar que será um bom dia, mesmo que o anterior seja uma desgraça.”

Trabalho nas férias.
“Hoje em dia temos que estar de alguma forma disponíveis, é difícil desligar a 100%. Tento não trabalhar nas férias, mas sim estar disponível para qualquer urgência.”

Melhor conselho.
“As coisas urgentes são aquelas que eram importantes e que não as resolvemos a tempo.”

“Nunca considero uma reunião, um telefonema ou email de um colaborador um obstáculo à minha produtividade.”

Bruno Mota, CEO da empresa tecnológica Bold

“Na Bold, a proximidade às equipas é uma prioridade para mim e gosto de passar esse exemplo internamente, porque me parece fundamental para que a comunicação flua. Assim, nunca considero uma reunião, um telefonema ou email de um colaborador um obstáculo à minha produtividade. No entanto, se pretendem discutir um tema comigo, cuja tomada  de decisão passa por uma das minha direções, rapidamente delego  o tema a quem tem essa prioridade e competência.”

Reuniões com estratégia.
“Nem sempre é possível fazê-lo, mas para as reuniões serem ágeis e eficazes tento sempre seguir três princípios. Primeiro, garantir que as reuniões tenham agendas previamente preparadas, o que vai permitir torná-las mais organizadas e produtivas. Segundo, assegurar que todos os intervenientes tiveram acesso a essa agenda e se prepararam devidamente para os temas, para que os possamos discutir em conjunto e, deste modo, todos terem uma participação ativa no debate. Por último, considero também importante coordenar bem as reuniões de forma a garantir que há um equilíbrio entre o bom princípio das diversas opiniões e delegar decisões aos respetivos responsáveis.”

Foco no trabalho.
“Na estrutura da Bold trabalhamos todos em open space, não usamos gabinetes e geralmente há sempre música no escritório. Queremos ser descontraídos e trabalhar com qualidade e profissionalismo, e conseguimos comprovar que é possível fazê-lo! Estes são aspetos fundamentais para manter a cultura de proximidade e boa disposição nos colaboradores que queremos manter. As estratégias que pessoalmente uso para manter o foco, e que encorajo também a minha equipa a pôr em prática se assim considerarem útil, passam por trabalhar por objetivos bem definidos e organizar as tarefas a cumprir para cada dia. Com este modus operandi mantemos um ritmo focado, porque sabemos que temos todos os dias metas claras a cumprir.”

Área a melhorar para ser mais produtivo.
“Nem sempre conseguimos cumprir a 100% com os princípios que definimos para nós. E portanto, considero isso como uma área a melhorar: pôr em prática de forma mais assertiva todas as estratégias para reuniões eficientes e com maior foco.”

Trabalho nas férias.
“Acredito que as férias e o descanso são muito importantes, por isso, enquanto responsável por uma empresa trabalho nas férias q.b.. Tento acompanhar os vários temas e responder aos emails no final do dia, para evitar acumular demasiados emails por ler. No entanto, considero que o tempo com a família é sagrado. O que faço, e o mais importante para mim, é assegurar que trabalho em momentos ou espaços que não põem em causa o tempo com a minha família, para assim ter tempo de qualidade em ambos os momentos, de trabalho e de família.”

Motivação no trabalho.
“As pessoas. As pessoas foram a minha motivação para criar a Bold e continuam a ser a minha principal motivação para continuar a fazê-la crescer. Pensar, criar, construir e fazer crescer uma empresa onde as pessoas são felizes, encontram oportunidades para se desenvolverem profissionalmente e, acima de tudo, acordam motivadas todos os dias para ir trabalhar – é onde vou buscar a minha energia diária.”   

Melhor conselho.
“Tudo o que demora menos de dois minutos, faço de imediato. Ou seja, evitar adiar o que há por fazer.”