Bons Negócios

Secretária organizada, mais produtividade

Bastidores  |   13 Dez 2016

Não acredita que há uma ligação tão direta? Os clientes de Manuela Nunes, fundadora da InOrdem, também não. Ao início, pelo menos. Mas após uma sessão de consultoria com a personal organizer percebem o impacto que a organização tem nas suas vidas, pessoal e profissional. "Cada vez mais se começa a dar importância à organização. Todos sabem dos benefícios, mas nem sempre se apercebem da diferença que pode fazer nas suas vidas o simples facto de ter uma secretária organizada, por exemplo. Ao final do dia, quando estamos cansados ‘culpamos' o stress próprio do trabalho, e nem nos damos conta que esse stress pode ser derivado à má organização do nosso espaço individual", explica a responsável. "Uma secretária organizada traz mais produtividade, motivação e economiza o nosso tempo. É muito mais fácil de encontrar o quer que seja".
Mas então, o que devemos ter em cima da nossa secretária no escritório? Como devemos organizar este espaço de trabalho para sermos mais organizados e produtivos? Manuela Nunes, arquiteta de formação, diz que há cinco objetos essenciais: computador, agenda ou bloco de notas, telefone, garrafa de água e um arquivador de documentos. E é só. "O objetivo da organização é tornar a secretária funcional. E não bonita. Se conseguirmos as duas coisas melhor. Mas em cima da mesa devemos ter o essencial para trabalhar". A justificação para cada objeto é simples: o computador e o telefone porque são ferramentas essenciais para trabalharmos; a agenda ou bloco de notas para tirarmos apontamentos ou fazer listas de tarefas; a garrafa de água para nos mantermos hidratados (ao invés do copo porque evitamos assim possíveis acidentes, como entornar a água); e o arquivador para guardarmos documentos por tratar, que estão a ser tratados e os que são para arquivar (com as prateleiras devidamente etiquetadas para fácil identificação). A localização dos objetos essenciais é indiferente. Tudo depende de cada pessoa, se é destra ou canhota. Manuela Nunes sugere ainda ter um módulo de gavetas por baixo da secretária para guardar lápis, canetas, agrafador, post-it, envelopes, entre outros objetos. A fundadora da InOrdem adianta ainda que a postura do trabalhador também é importante. E por isso, por exemplo, o ecrã do computador deve estar a um braço de distância do nosso corpo e o topo do ecrã deve estar ao nível dos nossos olhos, ligeiramente inclinado para trás para termos as costas e o pescoço direito. Já o rato, teclado, bloco de notas devem estar ao nosso alcance sem que tenhamos de virar o corpo.
Manuela Nunes revela que em organização não há um certo ou errado. Que o "certo é o que é funcional para cada pessoa. Há quem goste de usar mais um tablet para apontar tarefas, há quem use aplicações no telemóvel ou no computador, há quem prefira uma agenda. O mais importante é optarmos por aqueles objetos essenciais e não criarmos um ‘ruído visual', um espaço caótico". E aí, a responsável garante que o dia vai ser mais tranquilo. Vamos ter mais vontade de trabalhar.

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